ある一つを実行するだけで、
コストを大幅に削減し、作業効率化でき、さらには企業価値まで高めることができる．．．

そう聞いたあなたはどう思うだろうか？

「そんな方法あるわけない。馬鹿馬鹿しい。」

と思うだろうか。
それとも、

「そんな魔法みたいな方法があるなら今すぐ話しを聞いてみたい！
いやできることなら今すぐにでも導入したい！」

と思うだろうか。

あなたが経営者ならば、
間違いなく常にコスト削減の意識を持っている．．．いやその意識は高いはずだ。

あなたが起業家、もしくは起業・独立を考えているならば、
コスト意識を強く意識した方がいい。
とかく起業家は売上アップに必死でコスト意識を忘れてしまいがちだ。

作業効率化の視点も重要。

さてさて、話しの続き．．．

今日はクライアントさんとのコンサルティングの中で、
メールシステムについての話題が出た。

IMAPの話しから始まり、機密性の保持．．．これを守らなければいけない一方で、
IMAPでのネット上でのデータ保持に結局は繋がるのだけれど、GMailの利便性、
使い倒した時の機能の高さ、そして運用コストの低減には大きく引かれるわけで。

メールシステムの運用管理は、一般の人が思っている以上にコストがかかっているのが現状であり実態。
そのデータ、目的、用途がクリティカルであればあるほど．．．

本来、メールにそこまでの重要性（例えばメールがロストしないとか、遅延しないとか）を
求めるのは間違いだという技術者の意見があることはここではひとまず置いておき。

作業効率化の面から考えると、メールはもはやIMAPでないと厳しい。
POPにしてしまうと、どうしても環境に依存してしまうし、
一度読んだメールが未読になっていたり、ラベル（GMail）やフォルダに何度も振り分けなければ
いけないというのはとても非効率。

会社、自宅でメールをチェックするような人は、同じメールを見たりといった上であげたような
処理が入るし、1台のPCしかないから関係ないという人も、「携帯でメールチェックする」という
アクションが入ると、それが崩れ、未読、振り分けの2度手間の問題が発生する。
Webメールを使っている人も一緒。

メールサーバーを自社で管理すると、しかもIMAPだと、
ただでさえサーバ管理が大変な上に、データ管理まで加わってしまいもうテンヤワンヤ。

例えば、うちの会社では後述するように、Google Appsを導入しているわけだけれど、
主にメルマガ配信用として、自社でメールサーバーも管理している。

POPも使えるわけだけれど、一度サーバーにメールを取りに行くだけで、
メールが無くても、こんなログが毎回吐かれる。

Dec 18 18:35:24 xxxx dovecot: pop3-login: Disconnected: rip=::ffff:209.xxx.xxx.xxx, lip=::ffff:219.xxx.xxx.xxx
Dec 18 18:35:25 xxxx dovecot: pop3-login: Login: user=, method=PLAIN, rip=::ffff:209.xxx.xxx.xxx, lip=::ffff:219.xxx.xxx.xxx
Dec 18 18:35:26 xxxx dovecot: POP3(xxxxxxxx): Disconnected: Logged out top=0/0, retr=0/0, del=0/0, size=0

これが複数人になり．．．、10分ごととか1日何度もユーザーがチェックする状況になると、
ログが溢れる．．．

しかもメールサーバーなんて公開した日には、韓国やら台湾やらアメリカやら、
世界中から踏み台にしようとspamが送られてきて。

これは運用面の話しなので話すことではないかもしれないけれど、
海外からのメールをブロック．．．国別でもいいけれど．．．してしまうことはできるのだけれど、
海外でも事業展開、ビジネスを検討している場合にはそれは不可能。

もちろんこういった第3者不正中継の問題は、海外をブロックすれば終わるという話しでもないわけで．．．

こうしたことをやっていると、日が暮れる。
いや本当にそれだけで一日終わります。

その為だけに人件費を払ったり、サーバ費用、回線費用、データーセンターを利用している場合は、
その費用を払うのは非常に馬鹿馬鹿しい話し。

コストはかかる、手間はかかるで全くメリットが無い。
少なくとも、コスト削減や効率化の面から見た場合。

もちろん社内で管理すればメールのデータの機密性はある程度守れるかもしれない。
それが唯一のメリットかもしれないけれど、それもメール自体、PGPなんかは使われていないわけで、
インターネット上をデータ垂らし放題で流れていること、色々なMTAを経由していることを
考えれば、自社だけでセキュリティを守ってそれでOK？という話しになる。

結局のところ、そうなると行き着くのは、GMail。
そして今はうちでも導入しているGoogle Apps Premierになる。
Premierを選ぶのは、SLAの保証があるのと、電話サポートもあること。
おそらく昔自分がやっていたように、メールがロスト、遅延したりすると
大騒ぎで復旧するのだろう。

Google Appsは、そのサービス内容を詳しく知って、安全かつ素早い導入方法、
そして効率的な利用方法を知ると、導入したくなるのは間違いない。

実際、以前Google Appsについて話した人から、数ヶ月後、つい先日、
その人の会社でも導入したいと、有料でいいからアドバイスが欲しいと言われ、
それは無料でサポートしているのだけれど、意識の高い経営者ならば、この当りに
着目している証拠でもあったりする。

メール ＝ 管理できないもの

と化している現在では、メールのコントロールで仕事の作業効率は大きく変わる。
管理できないけれど、重要な連絡がメールでくるのも事実であり．．．

全く面白くなくなった最近のライブドアも、メールシステムの維持管理には
コストがかかりすぎると判断したのでしょうが、
（というか削減できたという話しが記事になっていた）
旧livedoorメールを廃止して、Google Apps Premierを利用したサービスに移行していたし。

話しがだいぶ逸れてしまったけれど、冒頭の

> ある一つを実行するだけで、
> コストを大幅に削減し、作業効率化でき、さらには企業価値まで高めることができる．．．

については、Google Appsを導入し、Googleにアウトソースする形を取ることで、
コストの削減に繋がり、さらに効率的な利用方法をマスターすることで、
作業も効率化できる。
簡単そうだけれど、ここの部分は結構コアなノウハウが必要。

GMailでメールを管理する問題点は、データの流出だけれど、
インターネットを利用している以上、あまりその部分にこだわってもきりがないし、
本当に機密保持したいのならば、旧態然のイントラのシステムを使わないといけない。

全く使いたくありませんが^^；

顧客とのデータやり取りができないというジレンマに陥ることも明白。

結局、GoogleはYahoo!とは違うし、Microsoftは弱い部分だし、
エシュロンのような事を心配しても仕方ない。
嫌ならインターネットを抜けるしかない。

ただ逆転の発想。

GMailはメールを消さないでいいと言われている。
例えば、稲葉のGoogle Appsのアカウントは現在25GB。
多分、Google Appsで公開されている仕様よりも大きいはず。

今までは不要なメールは消していただけれど、GMailの豊富な容量と、
高速な検索機能があれば、基本的にメールを消す必要はない。
読んだメールはアーカイブする。

これをするとどうなるかというと、顧客、社内でのやり取りの
メールが消えることがないということ。

結構あるのが、いらないと思って、例えば必要な情報が載っていた
メルマガ等のメールを消してしまったり、スパムだと思って削除したメールの
情報が突然後から欲しくなるというケース。

これはかなりの人が体験している、体験することになる問題。

これがメールを消さないGMailでは発生しない。
データのバックアップもGoogle任せ。

つまり、機密性に不安があるかもしれないけれど、データ保全性は最も高いということ。
後から、あの時こう言っていた云々のやり取りも、GMailの強力な検索機能と
メールを消さない仕組みからすれば、すべて引っ張り出してこれる。

• 必要な時に必要なデータが出せる。
• データは全て残っている。

これは、非常に企業価値を高めることができるポイント。
なぜならそこまで徹底してデータ管理ができる会社はないから。

規模が大きくなればなるほど、管理業務が増えて効率が下がる。
ISMSなんていれようものなら、事業がどこに向かっているのかわからなくなる。
社内のデータ管理がメイン業務？なんていうわけのわからない状況に陥る。

• 必要な時に必要なデータが出せる。
• データは全て残っている。

この2つを声高らかに唄える企業が無いのだから、
それをアピールできれば企業価値を高めることができる。

コスト削減、作業効率化、企業価値向上。

これがGoogle Appsを導入すれば、一気に解決へと向かう。
ただしノウハウは必要。

また、Google Appsで提供されるものはキラーサービスであるけれど、
効率化ビジネスの観点から行くと最低限のレベルの話し。
さらに他のサービスなり、システムを組み合わせて運用することで、
さらに、コスト削減や作業効率化を進めることができる。

詳しい話しが聞きたい人いますか(^・_・^ )( ^・_・^)(^・_・^ )( ^・_・^)キョロキョロ？

つまり、PDFというのはファイルを渡すときの業界標準のフォーマット。
そしてこれはAdobeが開発したのだろう。

ここまではいい。

さてこれを見ているあなたは、Windowsパソコンを使っているだろう．．．おそらく。
またあなたの会社はWindowsパソコンを使っているだろう．．．ほぼ間違いなく。

すると、PDFにするためにはソフトが必要だ。
もちろんクセロPDFの様なフリーソフトもあるが、正確なレイアウト保持といった
機能面を考えると、ほぼ間違いなくAdobe Acrobatを導入しているはずだ。

さてでは、Adobe Acrobatがいくらするかご存じだろうか？
値段をご覧頂きたい。

Windows 『Adobe Acrobat 8.0 Standard 日本語版 Windows版』 アドビシステムズ price : ￥32,832 release : 2006/11/20

Windows 『Acrobat Professional 8 日本語版 WIN Retail』 アドビシステムズ price : ￥54,006 release : 2006/11/20

見ての通り、Adobe Acrobat 8 Standardは、3万円以上。
Adobe Acrobat 8 Professionalだと5万円以上する。
1ライセンスで。
ちなみに上記のAmazonの価格は割引価格。

ボリュームライセンスがあるだろうから、×台数とはいかなくても、
マシンが増えれば相当な金額を払っていることは間違いない。

1台だけでもはっきり言って高い！

そもそも、PDFというのは、仕様が公開されている。
だからフリーソフトもあるわけだ。

もしあなたが経営者、もしくは起業家ならちょっと考えた方がいい。
まだPDFにお金を払うのかと．．．

ちなみにこれはWindowsの世界の話し。
Macでは、OS自体にPDFの機能が組み込まれている。
だからMacでは、どのアプリケーションでも印刷を選んで、PDFファイルをを作ることができる。
閲覧ももちろん可能。
しかも作成も閲覧もWindowsマシンに比べればはるかに早い。

売上アップももちろん大事。
しかし、コストを削減すれば、同じ売上でも利益をアップさせることができる。

無駄なコスト．．．使っていませんか？

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